전자결재

결재진행 흐름도

가. 기안문서 작성

• 기안자는 결재를 위해 새로운 문서를 작성합니다. 작성된 문서는 새문서함에 저장되며 결재를 진행할 수 있습니다.

나. 문서 상신 

• 새문서함에 저장된 문서는 '상신하기‘ 버튼을 통해 결재를 진행할 수 있습니다. (상신된 문서는 수정/삭제가 불가합니다.)

다. 기안문서 결재

• 결재자는 상신된 문서에 대해 다음과 같은 처리를 할 수 있습니다.

• 결재를 승인합니다. 다음 결재자가 있는 경우에는 결재가 계속 진행됩니다. 자신이 최종 결재자일 경우에는 '결재완료함' 으로 문서가 이동합니다. '결재완료함'의 문서는 기안자, 결재자 모두 열람할 수 있습니다.
  (※ 결재 라인 중 협조자의 행위가 완료되지 않은 경우 최종결재자는 결재를 종료할 수 없습니다.)

• 결재자는 본인이 부재중일 경우를 대비하여 대리 결재자를 지정할 수 있습니다. (환경설정의 “대리결재 설정” 기능)

5. 협조

• 협조자가 순차적으로 지정됐을 경우 (병렬협조) 해당 협조 라인 중 어느 한 사용자라도 승인을 하게 되면 기안문서는 차순위 결재자에게 계속 진행됩니다.

6. 합의

• 결재라인 중 불가피하게 높은 직급의 결재자 다음에 낮은 직급의 결재자(타부서)를 두어야 할 경우 결재 대신 "합의"기능을 이용합니다.
• 합의자가 순차적으로 지정됐을 경우 해당 합의 라인 중 어느 한 사용자라도 반려를 하게 되면 해당 기안문서는 반려처리됩니다.
• 협조 및 합의로 지정된 결재 검토자(들)는 반드시 승인 및 협조를 진행해야만 다음 결재자로 기안 문서가 이동됩니다.
• 결재가 모두 완료된 문서는 '완료문서함'으로 이동합니다. 기안자의 경우 '완료문서함'의 문서를 통하여 타부서로 문서를 발송할 수 있습니다.

• 완료된 문서를 모든 부서 사람들에게 회람으로 발송할 수 있습니다. 기안자는 문서담당자가 회람으로 온 문서를 읽었는지 여부를 확인할 수 있습니다.

• 회원등록 시 각 입력항목의 정보를 정확히 입력해야 결재시스템을 사용하실 수 있습니다. 아래 그림은 회원가입 화면입니다.

 

※ 참고

•  전자결재시스템은 관리자의 설정에 의해 사용 가능 등급 및 불가능한 등급으로 구분됩니다. 결재시스템 최초 접근 시 이에 따른 안내창을 확인할 수있습니다.

 

 

• 가입자는 결재관리자의 승인 후에 사용이 가능합니다. 승인 이전 상태의 사용자에겐 승인 대기 안내창이 표시됩니다.

 

 

• SEGIO 전자결재시스템은 다음과 같은 메뉴로 구성됩니다. 관리자에 의해 정상적으로 회원인증이 이루어진 사용자가 전자결재시스템에 로그인하면 아래와 같은 화면이 출력됩니다.

• SEGIO 전자결재시스템의 메인화면으로 결재관련 메뉴 및 결재요약 정보를 확인하실 수 있습니다.

①회원정보 : 회원의 정보를 보여 줍니다. (이름, 소속, 메일, 환경설정 아이콘 정보를 표시 합니다.)

②결재매뉴 : 전자결재를 위한 주요 메뉴와 게시판 바로가기 입니다.

• SEGIO 전자결재시스템의 메뉴별 기능 소개입니다.

• “새문서함”은 결재 새문서 작성, 보관기능, 결재 상신기능으로 구성됩니다.
• 새문서함에서 ① “새문서 등록” 버튼을 클릭하면 관리자에 의해 등록된 문서양식을 확인 선택할 수 있습니다.

• 작성하려는 문서종류를 클릭하면 해당 결재양식이 편집 창으로 열려 문서를 작성할 수 있습니다.

• 아래 화면은 새문서 작성을 위한 정보등록 화면입니다. 결재라인 생성은 '일괄등록' 버튼으로 조직도 페이지에서 결재자를 선택할 수 있습니다.
• 자주쓰는 결재선은 "내 결재선 관리" 페이지에서 미리 등록하여 선택 사용할 수 있습니다.

• 결재 상신은 문서 확인 상태에서 '상신하기' 버튼을 클릭하여 결재를 상신할 수 있습니다. 상신된 문서는 기안자에 의해 수정이 불가능하며 중간 검토자(결재자)에 의해 기안 내용 수정이 가능합니다. 수정된 문서는 수정자, 수정일시가 기안 문서 하단 정보에 남게 됩니다.

라. 결재선 지정

• 기안 문서의 결재자, 중간검토자, 최종 결재자, 결재 순서, 결재자별 결재 방법을 지정할 수 있습니다. 자주 쓰는 결재라인을 설정할 수 있습니다.

2. 자주쓰는 결재선 지정

• 매번 결재를 상신 할 때 마다 결재선을 지정하지 않고도 "내결재선 관리" 기능을 통하여 결재선을 미리 저장하고 사용할 수 있습니다.
• 결재 > 새문서함 > 새문서 > 문서양식 선택 > 결재선관리 버튼을 클릭하여 조직도 창에서 자주 쓰는 결재선을 저장합니다.

• 저장된 결재선은 기안 문서 작성 페이지의 내결재선 목록 및 결재선 관리 페이지 목록 두 곳에 확인할 수 있습니다. 기안문 작성 시 내 결재선 목록에 있는 결재선 이름을 클릭하면 자동으로 결재란에 저장된 결재자 리스트가 등록됩니다.

• 내 결재선 관리 페이지의 상단에 결재선 상태 메뉴를 통해 저장된 결재선의 수정 및 삭제가 가능합니다.

• 결재자는 “결재함”에 도착한 문서에 대해 승인, 수정, 보류, 반려, 후열, 협조, 합의 등의 상태를 적용함으로써 결재를 진행 또는 완료시킬 수 있습니다.

• 본인이 결재라인에 포함되어 있는 결재문서의 목록을 보여줍니다.

• 문서제목을 클릭하면 내용 및 결재관련 진행 상황을 확인할 수 있습니다.
• 결재선 모든 사용자의 결재가 완료되면 문서는 “결재완료함”으로 이동합니다.

• 결재 진행 중 반려된 문서의 목록을 저장하는 문서함입니다. (문서 기안자 및 결재라인 등록자 확인 가능)

• 문서 제목을 클릭하면 반려 처리자 및 사유, 문서 내용을 확인 할 수 있습니다.
• 본인이 작성한 반려문서에 한하여 재상신이 가능합니다.

• 중요, 관심문서를 즐겨찾기함에 추가할 수 있습니다.

• 완료문서함에서 해당문서를 선택하여 상단의 “즐겨찾기” 버튼을 클릭하면 즐겨찾기함에 추가됩니다. 해제는 즐겨찾기함에 “즐겨찾기 해제”를 클릭합니다.

차. 참조문서함

• “발송문서함”은 “완료문서함”에서 공람 또는 타부서(지정발송)로 발송된 문서 목록을 보관하는 문서함입니다. 발송한 문서의 열람상태를 확인 할 수 있습니다. 여러명에게 문서를 발송한 경우에는 아래 그림과 같이 상태를 클릭하여 열람한 사용자를 확인할 수 있습니다.

• “발송문서함“의 상태에는 공람확인“(확인자 수 / 총 발송건 수)”, “수신”, “접수”, “이관”, “반려” 5가지가 있습니다.

• 공람확인 - (문서 확인자/공람 총발송건 수) 클릭 시 "문서 확인자", "미 확인자“로 구분된 사용자 리스트를 확인할 수 있습니다.
• 수신 - 최초 열람자의 이름이 표시됩니다.
• 접수 - 접수처리자의 이름이 표시됩니다.
• 이관 - 문서 처리자의 이름과 안내 및 사유가 표시됩니다.
• 반려 - 반려 처리자의 이름과 사유가 표시됩니다.

• 사용자에게 도착한 공람 문서를 보관하는 문서함입니다. 결재가 완료된 문서중에서 “공람발송” 기능을 이용하여 발송된 문서들을 확인 할 수 있습니다.