그룹웨어 관리

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• 1) 환경설정
• 2) 조직도
• 3) 전자결재
• 4) 메일설정
• 5) 일정관리
• 6) 명함관리
• 7) SMS 설정
• 8) 게시판
• 9) 자원관리

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결재관리자 지정

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• “그룹웨어 관리자”는 "SEGIO 그룹웨어 시스템"의 최고 관리자로 그룹웨어 시스템의 모든 권한을 소유하게 됩니다.

  

• “그룹웨어 관리자”로 등록된 사용자만이 관리자 메뉴를 사용할 수 있습니다.
• 관리자 메뉴에는 “사용자관리”, “환경설정”, “조직도”, “전자결재”, “메일설정”, “일정관리”, “명함관리”, “SMS 설정”, “게시판”, “자원관리”가 있습니다.

 

1) 환경설정

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가. 서비스메뉴 설정

 

 

1. 부서등록

• 관리자는 최상위 그룹을 통해 신규 부서를 생성할 수 있습니다. 최상위 그룹을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 “부서등록”을 클릭하면 오른쪽 창을 통해 부서명을 입력하여 새 부서를 생성을 할 수 있습니다.

 

 

2. 회원 등록

• “결재관리자”는 전자결재시스템에 신규 회원을 등록시킬 수 있습니다. 특정 부서명에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 “사용자 추가“를 선택하면 오른쪽 ”입력사항” 란에 사용자 검색 및 정보를 입력할 수 있는 메뉴가 생성됩니다.

 

 

3. 일괄 등록

• “결재관리자”는 초기 그룹웨어 설정을 위하여 조직도를 일괄등록 할 수 있습니다.
• CSV(.csv) 형식의 파일만 등록할 수 있습니다.
• Microsoft Excel 에서 편집한 파일은 업로드시 문자셋을 "euc-kr"로 선택해 주시기 바랍니다.
• 일괄등록시 모든 사용자는 승인상태로 등록됩니다.
• 하위 그룹은 기본 최대 5 Depth 까지 등록할 수 있습니다(시스템에서 최대 Depth 조정 가능).
• 이미 사용하고 있는 정보가 있는 경우 부서 및 사용자 정보가 모두 초기화되니 주의해야 합니다.

• 다음과 같은 형태로 문서를 구성하며 동일한 형태로 자유롭게 추가 및 삭제할 수 있습니다.
• "##" 으로 시작하는 내용은 부서(그룹) 이며 최상위 그룹은 오직 1개만 존재할 수 있습니다.
• 이름, 아이디, 휴대전화번호, 일반전화번호, 이메일, 직위 순으로 구성합니다.
• 이름 및 아이디는 필수 입력사항입니다.
• 내용에 콤마(,)를 포함하지 마십시오. ( 잘못된 결과를 생성할 수 있습니다 )

 

가. MS Excel 편집 화면

• 생성될 조직도와 동일한 모양으로 구성합니다.
• 맨 앞의 빈칸들은 조직도 상에서 그만큼의 깊이를 나타냅니다.

나. 워드패드 편집 화면

• 맨 앞의 콤마(,)들은 조직도 상에서 그 만큼의 깊이를 나타냅니다.

4. 회원 승인

• 전자결재시스템에 가입한 사용자는 “결재관리자“가 정식회원으로 승인해줘야만 서비스를 사용할 수 있습니다.

 

 

[회원정보 입력사항]

• “미지정" 전자결재시스템에 최초 가입한 사용자들이 출력됩니다.

 

3) 전자결재

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가. 인쇄양식 설정

나. 문서양식 설정

① 새문서양식 등록하기

 

• “문서양식 등록”을 클릭하면 문서서식을 등록할 수 있는 화면이 아래 그림과 같이 출력됩니다. 서식등록 방법으론 EDIT 창을 이용한 직접등록 방법과 “ODT”, “HTML”타입의 파일을 첨부하여 등록할 수 있습니다.

                                           

 

② 사용 부서 등록

• "부서선택"을 클릭하면 사용부서를 선택할 수 있는 화면이 아래 그림과 같이 출력됩니다. 원하는 부서를 선택 후 저장하시면 선택된 부서에서만 해당 문서를 볼 수 있습니다.

                                                         

③ 자동결재 사용 여부

•   "사용"으로 체크하여 1차 결재라인과 2차 결재라인을 지정한 후 저장하시면 회원들이 해당문서를 열람 시 지정된 결재라인이 자동으로 등록됩니다.

                                                          

 

 

         - 1차 결재 라인 : 해당 문서에 대한 결재자 라인입니다.

         - 2차 결재 라인 : 수신 부서에서 2차 결재 상신시 결재자 라인입니다.

 

 

④ 등록 서식 공개 여부

• 작성된 서식은 “공개” 상태로 등록되며 공개를 원하지 않을 경우에는 공개 체크박스를 해제 시킨 후 저장 하시면 일반회원들이 해당문서를 볼 수 없게 됩니다.

 

라. 문서창고

• 결재가 완료된 모든 문서가 저장되는 공간으로 검색 기능 및 엑셀 변환 기능이 제공됩니다. 관리자는 부서, 권한의 제한을 받지 않고 사이트 내의 모든 문서를 열람할 수 있습니다. “엑셀출력” 버튼을 클릭하면 현재 문서창고의 문서목록을 엑셀파일로 다운로드 받을 수 있습니다.

 

마. 전체진행함

• 결재가 진행되고 있는 모든 문서를 보여주는 공간으로 검색 기능을 통해 진행중인 문서를 확인할 수 있습니다.

 

4) 메일설정

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가. 웹메일설정

• 웹메일의 환경설정은 인트라셀 환경설정의 일부분으로 관리됩니다.

 

• 메일서버 : 메일서버의 IP 어드레스와 포트번호 지정
• 편지 문자셋 : 편지를 보낼 때 기본이 되는 문자셋
• 수신 문자셋 : 문자셋이 지정되지 않은 편지에서 기본적으로 적용시킬 문자셋
• 우펀전송량제한 : 새 우편쓰기에 허용되는 자료크기(파일동봉수 포함)
• 선택사항
  - Html편지 : 웹메일 본문 편집을 위해 HTML을 사용합니다.
  - 메일포워딩 : 사용자가 지정한 메일포워딩이 작동되도록 합니다.
  - 대용량첨부파일 : 대용량 파일 전송이 가능하도록 설정합니다.
• 가상메일계정 : 가상 메일계정을 설정합니다. 가상의 사용자 아이디에 실제 아이디를 공백을 이용하여 나열하는 방식으로 입력합니다.
• 게시판 전환 : 게시판 전환은 사용자에게 도착하는 전자우편을 게시판에 저장하도록 하는 기능입니다.
  수신자 아이디(인트라셀의 UID)와 우회 저장할 게시판을 함께 지정합니다. 수신자의 아이디는 공백으로 구분하여 복수로 입력할 수 있습니다. 전자우편은 게시판물 형태의 자료구조로 변환되며 전자우편이 갖는 추가적인 정보는 게시판의 확장변수에 일정한 양식으로 저장됩니다.

 

나. 스팸설정

• 스팸메일을 차단하기 위하여 스팸메일 필터링 기능이 제공되고 있으며 스팸환경설정은 호스트스팸 거르기, 단어 기반 스팸 거르기, 승인된 발신주소 지원 등으로 구성되어 있습니다.

• 호스트스팸 거르기 : 입력된 모든 메일은 스팸으로 분류합니다.
• 단어 긱반 스팸 거르기 : 단어를 포함하고 있는 조건을 검사하여 스팸메일을 분류합니다.
• 승인된 발신주소 : 입력된 발신주소에서 보내진 모든 메일은 스팸 분류에서 제외합니다.

 

5) 일정관리

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※ 최초 접속시 읽기/쓰기 권한은 관리자에게만 있습니다. 사용을 원하는 등급을 설정해 주십시오.

 

• 기본적으로 Windows excel의 경우 euc-kr을 사용합니다. (default:euc-kr로 업로드됨)
• 다른 문자셋을 사용하는 경우 업로드시 동일하게 선택해 주시기 바랍니다.
• 정해진 형식의 CSV 파일을 통해 일정을 일괄등록할 수 있습니다.
• 반복 및 상세내용은 입력할 수 없습니다.

 

6) 명함관리

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• 명함 그룹 관리는 명함정보를 공용으로 사용하기 위한 사용자들의 명함 그룹을 생성하고 관리합니다.
  ※ 그룹웨어 관리자 또는 명함 그룹의 관리자로 지정된 사용자가 관리할 수 있습니다.

 

가. 새그룹추가

명함정보를 공용으로 사용할 그룹을 만든 후 사용자를 설정합니다. 사용자를 설정하는 방법으로는 그룹웨어 조직도 지정, 등급지정, 사용자 아이디 지정이 있습니다.

• 그룹웨어 조직도 지정 : 그룹웨어에서 사용중인 조직도를 이용하여 사용자를 설정합니다.
• 사용자 등급 지정 : 홈페이지 사용자의 등급을 이용하여 사용자를 설정합니다.
• 사용자 아이디 지정 : 사용자의 아이디를 직접 등록 합니다. 다수를 입력할 시 콤마로써 구분합니다.

 

나. 명함관리 삭제하기

명함그룹을 삭제합니다. 그룹 내에 명함정보가 이미 존재하는 경우에는 그룹을 삭제할 수 없습니다.

 

7) SMS 설정

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가. SMS 설정

• 문자전송 메뉴의 사용등급, 사용자 ID지정, 게시판/일정관리의 문자알림기능을 설정할 수 있습니다.

 

나. 전송내역관리

• 전송 시간 및 발신 번호 등을 확인하실 수 있습니다.
• 월별 검색 목록을 출력하거나, 각 상태보기를 통해 번호당 전송 상태를 확인하실 수 있습니다.

 

다. 이모티콘관리

• 이모티콘 관리에서 이모티콘을 생성하여 문자 전송 시 활용합니다.

• 등록방법 : 이모티콘 내용 입력 → 카테고리 선택→ 제목입력 → 등록

 

 

8) 게시판

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가. 게시판 추가

• 쎄지오 기본 설치 시 탑재되어 있는 게시판을 추가하거나 새로운 게시판을 생성할 수 있습니다.
• 추가한 게시판은 그룹웨어 게시판 메뉴 및 메인페이지에 요약보기(brief) 형태로 표출됩니다.

 

1. 게시판 분류 기능으로 추가하려는 게시판 성격별 카테고리를 지정할 수 있습니다.

• 게시판 추가 시 원하는 게시판 카테고리를 설정합니다.

 

 

2. 추가된 게시판은 게시판 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

 

 

나. 게시판 생성

•  쎄지오 관리도구의 게시판 관리 페이지에 별도 접속하지 않고도 쉽게 게시판을 생성할 수 있습니다. 

 

1. 게시판 생성 버튼을 클릭합니다.