9.3 명함관리

• 1) 명함관리 화면구성
• 2) 카테고리 관리
• 3) 명함관리관리
• 4) 주소록 등록 (CSV 파일)

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쎄지오 명함관리는 명함정보를 공유할 수 있는 그룹을 생성하여 구성원들 간에 서로의 명함정보를 공용으로 사용할 수 있도록 서비스를 제공합니다. 여러 개의 그룹이 생성될 수 있지만, 자신이 속한 그룹이 아니면 다른 그룹의 정보는 확인할 수 없습니다. 이러한 그룹들은 그룹웨어 관리자가 생성하고 관리할 수 있어 명함정보를 체계적으로 구성할 수 있습니다.

 

1) 명함관리 화면구성

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  가. 새명함 추가

 

  새로운 명함정보를 추가합니다. 사용자 이름을 필수로 입력하며, 그룹은 여러개를 중복해서 적용할 수 있습니다. 그룹은 왼쪽메뉴의 카테고리관리에서 추가할 수 있습니다. 그룹을 지정하지 않으면 ‘미지정’으로 등록됩니다.

  나. 메일보내기

쎄지오 웹메일 시스템을 이용하여 사용자에게 메일을 전송합니다. 명함정보에 메일정보가 없는 경우에는 수신자가 자동으로 입력되지 않습니다.

 

  다. 문자보내기

쎄지오 SMS를 이용하여 상대방에게 문자를 전송합니다. 명함정보에 휴대전화정보가 없는 경우에는 수신자를 수신자가 자동으로 입력되지 않습니다.
문자전송 서비스는 무료로 제공되지 않기 때문에 문자전송을 위해서는 별도의 서비스를 신청해야합니다.

 

  라. 환경설정

사용중인 명함그룹의 정보를 변경합니다. 명함그룹의 관리자에게만 나타나는 메뉴이며 그룹의 구성원들을 설정할 수 있습니다.

 

 

2) 카테고리 관리

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  가. 카테고리 추가

카테고리 하단의 입력창에 카테고리 이름을 입력 후 추가버튼을 눌러 새로운 카테고리를 추가합니다.

  나. 카테고리 수정

수정버튼을 클릭 후 입력창이 변경된 상태에서 새로운 카테고리 이름으로 변경합니다.

  다. 카테고리 삭제

카테고리를 삭제합니다. 카테고리 안에 명함정보가 존재하는 경우 카테고리를 삭제할 수 없습니다.

 

  라. 미분류

수정 및 삭제가 불가능합니다.

3) 명함관리관리

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  명함그룹관리는 명함정보를 공용으로 사용하기 위한 사용자들의 명함그룹을 생성하고 관리합니다. 명함그룹 관리는 그룹웨어 관리자 또는 그룹웨어의 ‘부서책임자’ 이상의 등급의 사용자가 할 수 있습니다.

 

가. 새그룹 추가

명함정보를 공용으로 사용할 그룹을 만든 후 사용자를 설정합니다. 사용자를 설정하는 방법으로는 그룹웨어사용자 지정, 등급지정, 사용자 아이디 지정등 3가지가 있습니다.

 

▪ 그룹웨어 사용자 지정 : 그룹웨어에서 사용중인 조직도를 이용하여 사용자를 설정합니다.

▪ 사용자 등급 지정 : 홈페이지 사용자의 등급을 이용하여 사용자를 설정합니다.

▪ 사용자 아이디 지정 : 사용자의 아이디를 직접등록합니다. 여러명의 사용자를 등록할 경우에는 콤마로써 구분합니다.

 

  나. 명함관리 삭제하기

명함그룹을 삭제합니다. 그룹 내에 명함정보가 이미 존재하는 경우에는 그룹을 삭제할 수 없습니다.

  가. CSV 문서 파일이란?

  CSV 문서는 엑셀이나 기타 스프레드시트 프로그램에서 변환하여 저장할 수 있는 문서입니다. 엑셀이나 스프레드시트 문서로 저장된 주소록이 있다면 CSV로 전환하여 간단하게 주소록에 등록할 수 있습니다.

  나. 옵션 설정하기

  CSV 파일을 쎄지오 명함관리에 입력하기 위해서는 부가적으로 언어셋과 필드이름을 필요로 합니다.

  (1) 언어셋

명함록은 기본적으로 UTF-8 언어셋을 사용하기 때문에 윈도우즈에서 작업하실때에는 언어셋을 euc-kr 로 지정합니다.
언어셋을 파일의 첫줄에 UTF-8 또는 euc-kr 을 입력합니다.

         euc-kr

   (2) 필드이름

필드이름은 주소록 형식을 표시하는데 쓰이며, 순서는 상관이 없고 필요한 필드이름만 골라서 사용하실 수 있습니다.
필드이름은 순서를 지정하여 CSV 파일의 두번째 줄에 입력합니다.

         name,email,mobile,organization,duty

위의 경우는 이름, 이메일, 휴대전화, 소속, 직위 순서로 주소록에 저장합니다.

다음은 사용가능한 필드이름입니다.

다. CSV파일 등록하기

 엑셀프로그램을 이용하여 다음과 같이 주소록을 작성합니다.
파일의 첫줄에는 언어셋을 지정하고, 두번째 줄에는 필드이름을 지정합니다.
세번재 줄부터는 필드이름에 맞춰 주소록을 입력합니다.

작성된 엑셀 파일을 CSV 파일로 저장합니다. CSV 구분은 콤마(,)를 사용합니다.

 마지막으로, 카테고리를 지정하고 작성된 CSV 파일을 주소록에 등록합니다.