-참고

1. 전자결재시스템은 관리자의 설정에 의해 사용 가능 등급 및 불가능한 등급으로 구분됩니다. 결재시스템 최초 접근 시 이에 따른 안내창을 확인할 수있습니다.

2. 가입자는 결재관리자의 승인 후에 사용이 가능합니다. 승인 이전 상태의 사용자에겐 승인 대기 안내창이 표시됩니다.

SEGIO 전자결재시스템의 메인화면으로 결재관련 메뉴 및 결재요약 정보를 확인하실 수 있습니다.

SEGIO 전자결재시스템의 메뉴별 기능 소개입니다.

“새문서함”은 결재 새문서 작성, 보관기능, 결재 상신기능으로 구성됩니다.

새문서함에서 ① “새문서 등록” 버튼을 클릭하면 관리자에 의해 등록된 문서양식을 확인 선택할 수 있습니다.

작성하려는 문서종류를② 클릭하면 해당 결재양식이 편집 창으로 열려 문서를 작성할 수 있습니다.

아래 화면은 새문서 작성을 위한 정보등록 화면입니다. 결재라인 생성은 '지정' 버튼을 통해 결재자를 선택하실 수 있습니다.

결재 상신은 문서 확인 상태에서 '상신하기' 버튼을 클릭하여 결재를 상신할 수 있습니다. 상신된 문서는 수정이 불가능합니다.

결재자는 “결재함”에 도착한 문서에 대해 승인, 보류, 반려 등의 상태를 적용함으로써 결재를 진행 또는 완료시킬 수 있습니다.

결재함에서 결재문서 제목을 클릭하면 결재관련 정보를 확인할 수 있습니다. 내용을 확인한 후 결재 버튼을 클릭하여 결재 여부(상태)를 변경합니다.

① '결재'를 클릭하면 아래 그림과 같이 결재 승인화면이 출력됩니다.

"승인" 선택 시 결재자가 최종결재자일 경우 문서는 “결재완료함”으로 이동하고 중간결재자일 경우에는 결재진행확인 페이지로 이동합니다.

"반려" 선택 시 문서는 “반려문서함“으로 이동합니다.

결재승인 화면에서 상태 변경 시 "의견"을 작성할 수 있도록 문서 하단에 "의견등록" 기능이 제공됩니다. 등록된 의견은 결재문서의 하단에 등록된 시간 순서로 출력됩니다.

본인이 결재라인에 포함되어 있는 결재문서의 목록을 보여줍니다.

결재 진행 상태에는 "대기", "보류", "결재전", "결재후" 4가지로 구분됩니다.

문서제목을 클릭하면 내용 및 결재관련 진행 상황을 확인할 수 있습니다.

결재선 모든 사용자의 결재가 완료되면 문서는 “결재완료함”으로 이동합니다.

결재 진행 중 반려된 문서의 목록을 저장하는 문서함입니다. (문서 기안자 및 결재라인 등록자 확인 가능)

①문서 제목을 클릭하면 반려 처리자 및 사유, 문서 내용을 확인 할 수 있습니다.

반려된 문서는 문서 기안자만 삭제할 수 있습니다.

“결재완료함”은 결재가 완료된 문서들의 저장함입니다. 자신이 결재라인에 포함된 완료문서들의 목록이 저장되며, 문서를 공람 및 타부서로 발송하는 기능이 제공됩니다.

- 발송기능

발송하고자 하는 문서 확인 페이지에서 문서하단의 "공람발송" 및 "지정발송" 버튼을 이용하여 문서를 발송할 수 있습니다.

( 부서명 선택 시 구성원 전체가 지정됨 ) ( 부서별 수신자 1명만 선택 가능)

사용자에게 도착한 공람 문서를 보관하는 문서함입니다. 결재가 완료된 문서중에서 “공람발송” 기능을 이용하여 발송된 문서들을 확인 할 수 있습니다.

아직 열람하지 않은 공람문서에 대해서는 문서제목이 굵게 표시됩니다.

“발송문서함”은 “완료문서함”에서 공람 또는 타부서(지정발송)로 발송된 문서 목록을 보관하는 문서함입니다. 발송한 문서의 열람상태를 확인 할 수 있습니다. 여러명에게 문서를 발송한 경우에는 아래 그림과 같이 상태를 클릭하여 열람한 사용자를 확인할 수 있습니다.

“발송문서함“의 상태에는 공람확인“(확인자 수 / 총 발송건 수)”, “수신”, “이관”, “접수”, “반송” 5가지가 있습니다.

"공람확인" - (문서 확인자/공람 총발송건 수) 클릭 시 "문서 확인자", "미 확인자“로 구분된 사용자 리스트를 확인할 수 있습니다.

“수신” - 최초 열람자의 이름이 표시됩니다.

“이관” - 문서 처리자의 이름과 안내 및 사유가 표시됩니다.

“접수” - 접수처리자의 이름이 표시됩니다.

“반송” - 반송 처리자의 이름과 사유가 표시됩니다.

  타부서로부터 수신된 문서가 저장되는 문서함입니다. 상태, 담당자, 사유를 등록하여 업무의 진행 상태를 변경할 수 있습니다.

상태에는 “접수”, “이관”, “반송‘ 3가지가 있습니다.

“접수” : 업무담당자가 문서를 정상적으로 접수한 상태를 의미합니다.

“이관” : 문서 수신자와 실 업무담당자가 다를 경우 실 담당자에게 이관한 상태를 의미합니다.

“반송” : 도착된 문서를 발송부서로 되돌려 보낸 상태를 의미합니다.

"결재관리자"는 홈페이지(쎄지오) 9등급 사용자에 의해 지정되며 “전자결재 관리자 등록“ 메뉴를 통해 결재관리자 등록 및 변경 할 수 있습니다.

쎄지오 9등급 관리자는 보안상의 이유로 전자접속 시스템에 접속할 수 없습니다. 9등급인 사용자는 등급을 낮춰서 사용하셔야합니다.

아래 그림은 전자결재 관리자를 등록하기 위한 화면입니다. 결재관리자는 결재문서의 보안을 위하여 한명만 등록할 수 있습니다.

“결재관리자”로 등록된 사용자만이 관리자 메뉴를 사용할 수 있습니다.

관리자 메뉴에는 "조직도", “환경설정”, "서식관리", "문서창고" 가 있습니다. 관리자 메뉴는 아래 그림과 같이 메뉴의 하단에 존재합니다.

조직도는 “SEGIO 전자결재시스템”의 운영을 위한 기본설정 항목으로 결재라인 및 문서발송시에 사용됩니다. 조직도가 구성되어 있지 않으면 결재를 진행할 수 없으므로 관리자 반드시 조직도를 구성하여야 합니다.

"결재관리자"는 “조직도관리“ 메뉴를 통해 신규 회원을 등록시킬 수 있고 가입한 사용자의 승인 및 부서지정, 등급설정 등과 같은 초기설정 작업을 수행할 수 있습니다.

1) 부서등록 : 관리자는 최상위 그룹을 통해 신규 부서를 생성할 수 있습니다. 최상위 그룹을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 “부서등록”을 클릭하면 오른쪽 창을 통해 부서명을 입력하여 새 부서를 생성을 할 수 있습니다.

2) 회원 등록 : “결재관리자”는 전자결재시스템에 신규 회원을 등록시킬 수 있습니다. 특정 부서명에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 “사용자등록“을 선택하면 오른쪽 ”입력사항” 란에 사용자 검색 및 정보를 입력할 수 있는 메뉴가 생성됩니다.

3) 일괄 등록 : "결재관리자"는 초기 그룹웨어 설정을 위하여 조직도를 일괄등록 할 수 있습니다.

- CSV(.csv) 형식의 파일만 등록할 수 있습니다.

- Microsoft Excel 에서 편집한 파일은 업로드시 문자셋을 "euc-kr"로 선택해 주시기 바랍니다.

- 일괄등록시 모든 사용자는 승인상태로 등록됩니다.

- 하위 그룹은  최대 5뎁스까지 등록할 수 있습니다.

* 이미 사용하고 계신 정보가 있는 경우 부서 및 사용자 정보가 모두 초기화되니 주의하십시오

- 아래와 같은 형태로 문서를 구성하며 동일한 형태로 자유롭게 추가 및 삭제할 수 있습니다.

- "##" 으로 시작하는 내용은 부서(그룹) 이며 최상위 그룹은 오직 1개만 존재할 수 있습니다.

- 이름, 아이디, 휴대전화번호, 일반전화번호, e-mail, 직위 순으로 구성합니다.

- 이름 및 아이디는 필수 입력사항입니다.

- 내용에 콤마(,)를 포함하지 마십시오. ( 잘못된 결과를 생성할 수 있습니다 )

i) MS Excel 편집 화면

- 생성될 조직도와 동일한 모양으로 구성합니다.

- 맨 앞의 빈칸들은 조직도 상에서 그만큼의 깊이를 나타냅니다.

ii) 워드패드 편집 화면

- 맨 앞의 콤마(,)들은 조직도 상에서 그만큼의 깊이를 나타냅니다.

4) 회원 승인 : 전자결재시스템에 가입한 사용자는 “결재관리자“가 정식회원으로 승인해줘야만 서비스를 사용할 수 있습니다.

5) 회원 이동 : 마우스 드래그를 이용하여 회원을 이동시킬 수 있습니다. 특정회원을 마우스로 드래그하여 원하는 부서에 끓어 놓으면 이동 배치됩니다.

  조직도 구성이 완료된 후에는 “저장” 버튼을 클릭해야만 변경된 조직도 정보가 적용됩니다.

전자결재시스템 운영을 위한 기본설정 항목들을 등록할 수 있는 메뉴입니다. 설정항목으로는 “기관이름”, “대표전화”, “팩스번호”, “홈페이지”, “우편번호”, “기본주소”, “상세주소”, “사용자허용등급”, “문서번호형태설정”, “사이트로고”, “문서상단이미지”, “문서하단이미지”, “문서하단직인이미지” 등이 있습니다.

"서식관리"는 전자결재시스템에서 사용되는 각종 문서서식을 관리하는 메뉴로 관리자에의해 추가/삭제가 가능합니다.

① 새 서식 등록하기 : “새서식 등록”을 클릭하면 문서서식을 등록할 수 있는 화면이 아래 그림과 같이 출력됩니다. 서식등록 방법으론 EDIT 창을 이용한 직접등록 방법과 “ODT”, “HTML”타입의 파일을 첨부하여 등록할 수 있습니다.

② 등록서식 사용 허용 : 작성된 서식은 “①대기” 상태로 등록되며 일반 회원은 서식을 확인(사용)할 수 없습니다. “결재관리자”가 서식의 상태를 “②사용“으로 조정해야만 일반회원들이 사용할 수 있습니다.

결재가 완료된 모든 문서가 저장되는 공간으로 검색 기능 및 엑셀 변환 기능이 제공됩니다. 관리자는 부서, 권한의 제한을 받지 않고 사이트 내의 모든 문서를 열람할 수 있습니다. “엑셀출력” 버튼을 클릭하면 현재 문서창고의 문서목록을 엑셀파일로 다운로드 받을 수 있습니다.