업무보고 프로그램
개요
"업무보고"란 넓은 의미로 프로젝트 관리 기능입니다. 업무 등록자, 보고자, 확인자 등의 역할을 시스템을 통해 편리하고 빠르게 관리할 수 있도록 도와줍니다.
프로젝트 등 진행 상황을 한 눈에 확인 할 수 있으며, 보고자 확인자 간의 원활한 소통이 가능해집니다.
주간 업무 보고 및 월간 수주 활동 보고 등의 기능으로 이용할 수 있으며 활용성이 강한 것이 특징입니다.
- 기능 요약-
업무 등록자: 추가할 프로젝트를 등록합니다. 업무등록자는 업무를 보고해야 할 담당자와 보고된 업무를 확인하는 확인자를 그룹웨어 조직도를 통해 지정할 수 있습니다.
업무 등록자는 자기 자신을 보고자 혹은 확인자로 지정하지 않았을 경우 자신이 등록한 프로젝트 진행 내용은 확인할 수 없습니다.
업무 보고자: 업무 등록자에 의해 등록된 프로젝트 항목에 보고할 내용을 입력합니다. 입력한 내용은 확인자에게 보여지며 입력 완료 후 확인자에게 완료요청을 할 수 있습니다.
확인자에 의해 완료처리가 되기 전까지 보고 내용 수정이 가능합니다.
업무 확인자: 등록된 업무 보고자(들)의 업무 내용을 확인할 수 있습니다. 댓글을 통해 업무보고자에게 의견을 전달할 수 있으며 보고 입력된 내용들을 액셀 양식으로 출력할 수 있습니다.
확인자 판단에 따라 해당 업무를 완료처리하여 프로젝트 진행을 마감할 수 있습니다.
- 업무보고 과정의 기본적인 흐름은 아래와 같습니다.
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1. 업무 등록
업무 보고자, 확인자를 조직도를 통해 지정하며 보고 항목 및 입력창의 크기를 설정합니다.
1) 쎄지오 그룹웨어의 업무 탭을 클릭하여 업무 보고 프로그램에 접근합니다.
2) 메뉴 좌측의 "신규업무등록" 메뉴를 클릭하여 업무를 등록 페이지로 이동한 뒤 "신규업무"버튼을 클릭합니다.
3) 신규 업무 등록페이지에서 필요한 내용을 기입합니다.
- 리스트선택: 자주쓰는 보고 리스트를 선택할 수 있어 매번 같은 업무를 등록해야하는 수고를 덜어줍니다.
신규 업무 등록 페이지 하단에 "보고리스트 추가" 에서 자주쓰는 리스트를 등록할 수 있습니다.
- 제목: 보고돼야 할 업무의 제목을 입력합니다.
- 세부항목: 보고자의 입력 창 및 확인자의 보고 리스트 보임 형태를 설정할 수 있습니다.
보고 항목은 세가지로 지정되며 각 항목마다 크기를 지정할 수 있습니다.(3 항목의 크기를 더한 값은 반드시 100%가 되야합니다.)
- 업무확인자: 업무를 보고 받을 사용자를 지정하는 항목으로 "추가" 버튼을 클릭하여 그룹웨어 조직도에서 업무를 확인할 사용자를 등록할 수 있습니다.
- 업무보고자: 업무를 보고할 사용자를 지정하는 항목입니다. 업무 확인자와 마찬가지로 "추가"버튼을 이용하여 사용자를 추가할 수 있습니다.
- 보고리스트 추가: 쉽게 구분할 수 있는 이름으로 리스트명을 입력한 뒤 "등록"버튼을 클릭합니다. 페이지가 새로고침되면 리스트 "셀렉트"창에서 등록한 리스트명을 선택합니다.
만약, 자주 쓰는 보고리스트를 등록할 필요가 없다면 "저장"버튼을 클릭하여 등록을 마치면 됩니다.
4) 등록이 끝나면 자신이 작성한 업무보고 리스트페이지가 보여집니다. 수정이 가능하며 문제가 없을 시 "목록"버튼을 클릭하여 신규업무 페이지로 이동합니다.
5) 신규 업무보고 문서를 체크(V)하여 상신버튼을 클릭하면 업무보고자 및 확인자에게 해당 문서는 보여지게 됩니다. (상신 후에는 수정이 불가합니다.)
이때 등록자는 자기 자신을 보고자 혹은 확인자로 지정하지 않았을 경우 자신이 등록한 프로젝트 진행 내용은 확인할 수 없으며 상태표시로 진행 상황을 알 수 있게됩니다.
신규 업무 목록 페이지에서 상신하지 않은 문서는 수정 및 삭제가 가능합니다.
6) 업무 등록 작업이 모두 완료됩니다.
2. 업무 보고
업무 등록자에 의해 지정된 업무보고자는 그룹웨어 메인페이지 및 업무메뉴 탭에서 자신이 등록해야 할 업무내용을 확인할 수 있습니다.
업무보고 완료 후 "완료요청" 버튼을 통해 확인자에게 완료 상태를 알려줄 수 있습니다.
1) 업무 보고 목록에서 보고할 업무의 제목을 클릭합니다.
2) 보고 항목 입력창에 보고할 내용을 기입합니다. 이어 하단의 "저장"버튼을 클릭합니다.
저장된 문서는 업무 확인자에게도 실시간으로 보여지게 됩니다.
3) 입력된 문서는 자신의 업무보고 리스트에서 확인할 수 있으며 "수정" 및 "완료요청"을 할 수 있습니다.
완료요청을 선택한 경우 보고 확인자에게 완료요청된 문서로 보여집니다.
4) 업무확인자에 의해 해당 업무가 "완료처리" 되기 전까지 업무 보고자는 "완료취소" 기능을 통해 수정이 가능합니다.
3. 업무확인
업무 보고자(들)의 보고 내용을 확인할 수 있으며 특정 업무보고자(들)에게 댓글을 통해 의견을 전달할 수 있습니다.
1) 업무확인 목록에서 확인해야 할 업무의 제목을 클릭합니다.
2) 업무보고자(들)의 보고 내용을 실시간으로 확인할 수 있으며 댓글 기능을 통해 의견을 전달할 수 있습니다.
* 댓글 이용: 의견을 전달하고 싶은 보고자의 소속 앞 체크박스에 체크한 뒤(복수 지정 가능) 하단의 댓글 기입란에 내용을 입력합니다.
"의견등록" 버튼을 통해 의견 등록을 마칩니다. 등록된 댓글은 업무확인자 및 해당 보고자에게만 보여집니다.
3) 업무보고가 모두 완료되었다고 판단된다면 업무확인자는 "완료요청" 버튼을 클릭하여 업무 보고를 마감합니다.
업무보고가 마감되면 업무보고자는 더 이상 자신의 업무 보고 내용을 수정할 수 없게 됩니다.
4) 업무 확인 목록은 엑셀로 출력해서 보관할 수 있으며 등록된 댓글들도 모두 포함됩니다.
5) 완료업무 목록
업무확인자에 의해 완료처리된 문서는 완료업무 목록으로 이동됩니다.